Organiser un festival qui rassemble des dizaines de milliers de personnes en région comporte son lot de complexités. Le faire durer pendant 20 ans en s’adaptant à la hausse des coûts de production, aux contraintes logistiques et aux nouvelles attentes du public relève d’une gestion constante et rigoureuse.
À l’occasion du 20e anniversaire des Grandes Fêtes TELUS, nous avons discuté avec Annie-Claude Beaulieu, directrice générale, et Simon Lamoureux, directeur planification et logistique. Un retour sur les réalités du terrain, l’évolution de leur modèle et les clés d’une collaboration réussie.
Une complicité ancrée dans le milieu
Derrière le succès des Grandes Fêtes se trouve une équipe profondément attachée à sa région. Annie-Claude et Simon sont tous deux originaires de Rimouski. S’ils avaient déjà collaboré à quelques éditions du festival auparavant, c’est leur travail de terrain lors des Jeux du Québec à Rimouski qui a scellé leur collaboration professionnelle avec Sébastien Noël, l’un des piliers et fondateurs de l’événement.
Aujourd’hui, ils assurent la gestion de l’organisation tout au long de l’année. À l’approche de l’été, l’équipe s’agrandit, les rôles se spécialisent et les opérations s’élèvent d’un cran. Cette transition de direction s’est faite progressivement, en préservant l’esprit d’équipe et la proximité qui caractérisent l’événement.
L’expérience globale au cœur de la décision
Dans un marché événementiel post-pandémie très concurrentiel, la seule présence de grands noms sur une affiche ne suffit plus pour attirer les spectateurs. L’emplacement, l’ambiance, la fluidité de l’accueil et le confort sur le site font désormais partie intégrante de la décision d’achat, au même titre que la programmation.
Pour répondre à la diversité des goûts régionaux et enrichir le parcours du festivalier, l’organisation a apporté des ajustements importants cette année : l’implantation d’une deuxième scène a permis de diversifier la proposition musicale, tandis que le nombre de camions-restos a triplé afin de rendre plus fluide la restauration et de réduire l’attente.
Cet ancrage local se concrétise aussi dans la communauté : le festival s’est récemment impliqué aux Terrasses Urbaines de Rimouski avec une mini-scène partenaire, privilégie les fournisseurs régionaux pour ses besoins d’approvisionnement et propose la location de ses équipements mobiles (scènes et conteneurs) à des tarifs avantageux pour les organismes d’ici.
Mieux composer avec les réalités régionales
Déployer un festival majeur loin des grands centres urbains présente des défis logistiques particuliers. Le recrutement de main-d’œuvre spécialisée pour le montage et le démontage représente un enjeu récurrent. De plus, durant l’événement, la capacité d’accueil hôtelière de la ville atteint rapidement ses limites et les restaurateurs locaux travaillent à plein régime, ce qui rend la gestion des repas pour les équipes et les artistes plus exigeante.
Pour traverser ces contraintes, l’organisation s’appuie sur la force des relations développées au fil du temps. En deux décennies, les liens bâtis avec les collaborateurs et fournisseurs locaux sont devenus de véritables partenariats de confiance. Cette démarche basée sur l’écoute mutuelle s’applique aussi à leurs partenaires majeurs, notamment TELUS, présentateur titre historique de l’événement.
S’adapter aux hausses de coûts par la donnée
Face à des augmentations de coûts de production plus marquées que par le passé, l’équipe cherche à maintenir des tarifs accessibles sans altérer la qualité de l’expérience. Pour y parvenir, l’analyse de données joue un rôle central dans leurs prises de décision.
Les études menées avec la firme Segma permettent de mieux comprendre le profil des festivaliers et leur provenance, confirmant à la fois l’impact local et le rayonnement touristique de l’événement. De plus, le suivi des courbes de vente et des heures d’arrivée sur le site permet d’ajuster plus efficacement le personnel d’accueil et de sécurité.
Pendant l’événement, cette agilité se traduit par un suivi quotidien des retours en ligne. Chaque soir, les commentaires des festivaliers sont analysés par la direction afin d’apporter des ajustements opérationnels sur le terrain dès le lendemain matin.
Un accompagnement stratégique et une présence clé sur le terrain
Sur le plan de la billetterie, l’agilité est tout aussi essentielle. Cette année, l’ajout d’une soirée spéciale pour le 20e anniversaire et la venue de dernière minute du groupe Angine de Poitrine risquaient de rendre la structure tarifaire plus complexe à communiquer. Des échanges directs avec Rosemarie, leur conseillère chez Lepointdevente.com, ont permis de clarifier rapidement les informations transmises au public.
Au-delà des conseils stratégiques fournis tout au long de l’année, la présence physique sur le site durant l’événement — une première cette année — a apporté une précieuse sérénité à l’équipe. C’est l’illustration directe des bénéfices de notre service de présence de superviseur sur le terrain : compter sur un expert en billetterie sur place pour encadrer le contrôle d’accès, gérer les imprévus en direct et délester les organisateurs d’une pression logistique importante.
En associant une gestion de proximité, une utilisation réfléchie de la donnée et un soutien technique réactif sur le terrain, les Grandes Fêtes TELUS démontrent qu’il est possible de développer un événement d’envergure régionale tout en conservant des bases solides et humaines.